Firmar digitalmente un documento escaneado: qué prueba tu firma y qué no prueba de la copia
Renzo administra una constructora en Piura (el caso es inventado). Tiene un contrato de alquiler de un terreno firmado a mano en papel, y un banco le pide «el contrato en PDF, firmado digitalmente». Renzo lo escanea, abre su programa de firma, lo firma con el certificado de la empresa y lo envía. Dos semanas después, el dueño del terreno dice que esa página tres no es la que firmó. El banco le pregunta a Renzo dónde está el papel.
La firma de Renzo estaba bien hecha. El problema es que se le pidió que probara algo que esa firma no prueba. Este artículo separa las dos cosas con lo que dicen la Ley 27269, su reglamento y el Decreto Legislativo 681. Es el segundo de la serie sobre digitalizar el archivo de la empresa; el pilar ordena el tema y la pieza anterior es Qué vale la copia escaneada de un contrato firmado a mano: ante un juez y ante una entidad. Leímos las normas el 29 de octubre de 2026.
Lo que la norma dice que hace una firma digital
La Ley 27269 (El Peruano, 28 de mayo de 2000) se aplica, según su artículo 2, a las firmas electrónicas que puedan «vincular e identificar al firmante» y garantizar «la autenticación e integridad de los documentos electrónicos». Dos funciones: saber quién y saber que el documento no cambió.
El reglamento, el D.S. 052-2008-PCM (19 de julio de 2008), las baja a hechos comprobables:
- El artículo 7, literal e), exige que la firma digital esté añadida al documento de modo que «es posible detectar si la firma digital o el documento electrónico fue alterado».
- El artículo 8 enumera las presunciones para un documento firmado con un certificado de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica: que el suscriptor controla lo que sirve para firmar, su parte privada (literal a, en la redacción del D.S. 029-2021-PCM), que el documento se firmó con ella (b) y que «no ha sido alterado con posterioridad al momento de la firma» (c).
- El artículo 2A, que incorporó el D.S. 029-2021-PCM (19 de febrero de 2021), invierte la carga de la prueba para la firma cualificada: quien niegue la autoría debe «demostrar que la firma es apócrifa». Cómo se reparte esa carga entre las demás modalidades está en otro artículo.
Resumido en una tabla, y aplicado al PDF de Renzo:
| Pregunta sobre el archivo | ¿La firma digital la responde? | Dónde lo dice la norma |
|---|---|---|
| ¿Quién firmó este archivo? | Sí, se presume que fue el titular del certificado | D.S. 052-2008-PCM, art. 8 b) |
| ¿El archivo cambió después de firmar? | Sí, se puede detectar, y se presume que no cambió | Art. 7 e) y art. 8 c) |
| ¿Cuándo se firmó? | Solo si hay sello de tiempo | Sellado de tiempo |
| ¿El PDF reproduce fielmente el papel? | La norma no lo atribuye a la firma | Ninguna de las tres presunciones habla del contenido |
| ¿Existió el papel, y lo firmó la persona que figura en él? | Tampoco | Ver la sección siguiente |
La presunción de que el documento no se alteró describe el archivo firmado: desde la firma no hubo cambios. No dice nada del papel de donde salió. Los literales b) y c) los citamos como figuran en el texto original de 2008; el decreto de 2021 solo reproduce el a) y deja los otros con puntos suspensivos, lo que leemos como que no los tocó.
Lo que la firma no toca: el papel
La fidelidad al papel la pone en otra parte el Decreto Legislativo 681, que regula las microformas.
Su artículo 5, literal a), pide que los procedimientos técnicos garanticen que las microformas reproducen «los documentos originales con absoluta fidelidad e integridad». Es una exigencia sobre el proceso, no sobre la firma. El artículo 7 manda que el proceso se haga «bajo la dirección y responsabilidad» de un notario o fedatario juramentado, con actas de apertura y cierre. Y el artículo 9 dice que, para sacar copias, el fedatario las autentica «previa comprobación de que el medio físico soporte de la microformas es auténtico y no ha sido alterado». La comprobación de que lo digital corresponde a lo físico la hace una persona que da fe, con acta.
La firma digital sí aparece en la microforma, pero en la mano del fedatario. El D.S. 001-2000-JUS (24 de marzo de 2000) dice en su artículo 3 que la firma digital «será únicamente utilizada por el depositario de la fe pública para autenticar procesos de micrograbación». Ojo con el alcance: la frase regula la firma que forma parte del proceso de microforma, no prohíbe que tú firmes digitalmente un PDF. Lo que dice es que, en ese proceso, la firma que da valor es la del fedatario y no la de la empresa dueña del archivo. Tu certificado no ocupa ese lugar.
Hay un caso paralelo en el Estado. El D.S. 029-2021-PCM, en su artículo 48.1, distingue dos vías para las entidades públicas. Una es la línea de digitalización y microformas certificada, que da «valor legal». La otra da «valor administrativo» y consiste en que el fedatario institucional «autentica el documento escaneado en soporte digital, previo cotejo con el original, con su firma digital generada en el marco de la IOFE». En esa norma, quien firma el escaneo es quien comparó antes el escaneo con el papel. Rige para entidades públicas, no para empresas privadas, pero muestra el orden que espera la norma: primero el cotejo, después la firma.
Qué declaras tú cuando firmas un escaneo
La definición de firma electrónica del artículo 1 de la Ley 27269 habla de un símbolo «utilizado o adoptado por una parte con la intención precisa de vincularse o autenticar un documento». Con tu firma te vinculas al archivo. Nuestra lectura, que es inferencia porque no encontramos norma ni jurisprudencia que lo fije, es que una firma sobre un escaneo sin leyenda dice «este es el archivo que yo firmé», y nada más. Para que diga «este PDF es copia del original que tengo» hay que escribirlo en el documento. Entonces la declaración es tuya.
Quién firma cambia lo que se puede esperar:
| Quién firma el escaneo | Qué prueba la firma | Qué falta para decir que el PDF es fiel al papel |
|---|---|---|
| Tú, que tienes el papel | Que fue tu certificado, y que el archivo no cambió | Tu palabra: una leyenda firmada, y conservar el papel para el cotejo |
| Un proveedor de escaneo, con su certificado | Que fue el proveedor, y que el archivo no cambió | Que alguien dé fe de que lo que escaneó es el original; el proveedor solo no la da |
| Un notario o fedatario juramentado, dentro de una microforma | Que fue el fedatario, y que no cambió | Es lo que el Decreto Legislativo 681 pide para que sustituya al original |
Ante una entidad pública, la firma sobre el escaneo no es lo que se pide
Si el destino es el Estado, el TUO de la Ley 27444 (D.S. 004-2019-JUS, El Peruano, 25 de enero de 2019) pone la medida en otra parte. Su artículo 49.1.1 obliga a la entidad a recibir «copias simples en reemplazo de documentos originales», acompañadas de declaración jurada del administrado sobre su autenticidad, y el 49.3 lo aplica aunque otra norma pida originales. El 51 presume veraz lo que presentas, salvo prueba en contrario, y el 49.2 obliga a la entidad a fiscalizar después y sancionar si hay fraude o falsedad.
Es decir: la garantía de que la copia coincide con el original, ante la entidad, la da tu declaración jurada y el riesgo de sanción, no tu firma digital. Firmar el PDF ayuda a que no lo cambien en el camino.
Leímos el texto de enero de 2019 y no comprobamos reformas posteriores: verifica el artículo vigente. Y la copia que autentica un fedatario de la entidad, según el 52.3, vale «exclusivamente en el ámbito de actividad de la entidad que la autentica».
Cómo firmar un escaneo para que sirva para lo que sí prueba
Lo que sigue es procedimiento nuestro, no mandato de la norma, para circular una versión digital de un papel que tú conservas.
- Un documento, un archivo. Escanea todas las páginas en un solo PDF, en orden, incluidos anexos. El artículo 4 del reglamento aclara que el no repudio del documento electrónico original «no se extiende a los documentos individuales que conforman un documento compuesto, a menos que cada documento individual sea firmado digitalmente». Si mandas cuatro PDF y firmas uno, los otros tres no quedan cubiertos.
- Termina todo antes de firmar. Compresión, reconocimiento de texto (OCR), rotación y recorte, antes. Cualquier cambio posterior invalida la firma por el artículo 7 e), aunque el documento se vea igual.
- Añade una hoja de constancia al final del PDF. Que diga quién escaneó, el día, con qué equipo, desde qué original (contrato de alquiler del 12 de marzo de 2019, cuatro páginas) y dónde se guarda el papel. Esa hoja va dentro de lo firmado.
- Firma con tu certificado, siguiendo la guía de firmar un PDF paso a paso. Si hace falta una segunda firma, mira varias firmas en el mismo PDF.
- Pide sello de tiempo si la fecha puede discutirse. Según el D.S. 029-2021-PCM, el sistema de sellado de tiempo consigna la fecha y hora cierta «para evidenciar que un dato u objeto digital ha existido en un momento determinado del tiempo, y que no ha sido alterado desde entonces». Prueba que el archivo existía ese día, no que el papel existiera antes.
- Valida el resultado antes de enviar, con el validador del Estado.
- Guarda el papel. El pilar explica los casos en que la ley te obliga y los que no. Si dudan del escaneo, el artículo 256 del Código Procesal Civil prevé que, si se tacha o no se reconoce una copia, «puede procederse al cotejo de la copia con el original». Sin papel, no hay con qué cotejar.
Lo que sale mal
- Firmar un escaneo que ya trae firmas de otros. Las firmas manuscritas de la contraparte quedan como imagen dentro del PDF. Tu firma digital no las convierte en firmas digitales. Es el problema de la firma escaneada o pegada como imagen, un nivel más abajo.
- Firmar y luego «optimizar». Una app de móvil comprime el PDF firmado para que pese menos. La firma deja de validar, y quien recibe ve la advertencia sin saber que fue la compresión.
- Creer que el certificado «da valor legal» al escaneo. Da valor a lo que prueba: autor e integridad del archivo. Para sustituir al papel, el camino es la microforma con fedatario.
- Esperar que la firma conserve el escaneo por sí sola. La norma dice que la firma digital de la Infraestructura Oficial «no requiere mecanismos adicionales» para conservar el documento a salvo de adulteraciones (D.S. 105-2012-PCM, que sustituyó el último párrafo del artículo 5). Es una regla sobre el archivo electrónico, no sobre el papel. Más en conservar un documento firmado.
Nuestra opinión
Firma el escaneo si necesitas que viaje sin que lo toquen, y dilo en el documento. No lo presentes como «el contrato firmado digitalmente»: lo firmaron a mano y tu firma digital es otra cosa. A un banco que te pide eso, mándale el PDF con la hoja de constancia y ofrece el papel para el cotejo. Si quieres que el archivo sustituya al papel, un certificado propio no basta: hace falta fedatario. Y lo que tu empresa firme desde hoy puede nacer firmado digitalmente y no pasar nunca por el escáner.
Lo que este artículo no afirma
- Qué significa para un juez una firma digital sobre un escaneo. No encontramos jurisprudencia. La lectura de que la firma solo vincula al firmante con el archivo es nuestra.
- Qué responsabilidad tiene quien firma un escaneo con una leyenda falsa. No analizamos el Código Penal ni el Civil; consulta a un abogado si hay un caso.
- El texto vigente completo del D.S. 052-2008-PCM. Los artículos 3, 4, 5, 7 y 8 los leímos en la copia de El Peruano del 19 de julio de 2008, con las modificatorias del D.S. 105-2012-PCM (artículo 5) y del D.S. 029-2021-PCM (artículos 6 y 8, y los artículos 1A y 2A). No comprobamos otras modificatorias de los artículos 4, 7 y 8.
- El TUO de la Ley 27444 posterior a enero de 2019. No comprobamos si los artículos 49 a 52 cambiaron, ni buscamos una norma específica sobre documentos digitalizados presentados por un administrado distinta de las que citamos.
- El texto del D.S. 009-92-JUS, reglamento del Decreto Legislativo 681, que no pudimos descargar.
- Que el D.S. 029-2021-PCM, artículo 48, siga igual. Leímos su texto de 2021 y no comprobamos reformas posteriores.
- Que el caso de Renzo sea real. Es inventado.
Fuentes
Consultadas el 29 de octubre de 2026. Copias locales en reports/redaccion-diaria/2026-10-29-notas/fuentes/mfd-escaneo-firma/.
- Ley 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, El Peruano, 28 de mayo de 2000, artículos 1 a 3. Copia:
ley27269_27310.txt. - D.S. 052-2008-PCM, 19 de julio de 2008, artículos 3, 4, 5, 6, 7 y 8. Copia:
ds052_gobpe.txt. - D.S. 105-2012-PCM, 21 de octubre de 2012, artículo 5. Copia:
ds105-2012-elperuano.txt. - D.S. 029-2021-PCM, 19 de febrero de 2021, artículo 48 del reglamento del Decreto Legislativo 1412 y artículos 1A, 2A, 6 y 8 que incorpora o modifica en el D.S. 052-2008-PCM. Copia:
ds029_elperuano.txt. - Decreto Legislativo 681, 14 de octubre de 1991, con las modificatorias de las Leyes 26612 y 27323, artículos 5, 7 y 9. Copia:
dl681.txt. - D.S. 001-2000-JUS, 24 de marzo de 2000, artículo 3. Copia:
ds001-2000-jus.txt. - TUO de la Ley 27444, D.S. 004-2019-JUS, El Peruano, 25 de enero de 2019, artículos 49, 51 y 52. Copia:
tuo27444_ds004-2019-jus.txt. - Decreto Legislativo 768, Código Procesal Civil, artículo 256. Copia:
dleg768_cpc.txt.
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Última revisión: 29 de octubre de 2026.